Untuk bisa mengikuti perkuliahan di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Mulawarman, setiap mahasiswa diwajibkan mengisi Kartu Rencana Studi (KRS) di portal SIA (Sistem Informasi Akademik). Jumlah SKS yang diperkenankan diambil tergantung dari Indeks Prestasi (IP) semester sebelumnya. Pengurusan KRS ada jadwal dan deadlinenya. Ketika deadline pengurusan KRS berakhir, akan ada periode perbaikan KRS selama 1-2 minggu (hari kerja) yang dikhususkan untuk mahasiswa yang ingin melakukan perbaikan KRS. Dalam periode pengurusan/perbaikan KRS ini, akan ada evaluasi dari SIA apakah mahasiswa sudah mengambil jumlah SKS sesuai dengan IP semester sebelumnya. Mata kuliah yang diambil bisa dicoret jika mahasiswa mengambil jumlah SKS lebih dari yang seharusnya. Mata kuliah yang dicoret biasanya mata kuliah diurutan akhir, karenanya tempatkanlah mata kuliah yang kemungkinan bisa dicoret diurutan akhir. Setelah periode perbaikan KRS (terutama setelah melalui tahap evaluasi) maka KRS yang dimiliki menjadi KRS final (tidak bisa diubah lagi). Selanjutnya, portal SIA akan ditutup dan mahasiswa tidak bisa lagi menginput nama mata kuliah di KRS.
Mata kuliah yang diakui Fakultas adalah mata kuliah yang ada di KRS final/portal SIA. Berdasarkan KRS final/portal SIA, operator SIA akan membuat daftar hadir (absensi) peserta per mata kuliah. Jika nama mahasiswa tidak tercantum di daftar absensi suatu mata kuliah, berarti mahasiswa tersebut tidak mengambil mata kuliah dimaksud.
Jika ada mahasiswa menulis sendiri (tulis tangan) di daftar absensi suatu mata kuliah karena namanya tidak ada tercetak, berarti mahasiswa tersebut tidak terdaftar sebagai peserta mata kuliah dimaksud. Artinya, keikutsertaannya dalam mata kuliah tersebut tidak diakui atau tidak sah, alias 'ilegal'. Mahasiswa yang namanya tidak tercetak di daftar peserta kuliah (absensi), tidak akan bisa mengikuti Ujian Akhir Semester (UAS) dan tidak bisa memperoleh nilai mata kuliah karena namanya tidak tercantum di absensi UAS dan di DPNA (Daftar Peserta dan Nilai Akhir). Untuk itu, mahasiswa yang mengabsen dengan menulis sendiri namanya di daftar absen mata kuliah segera melapor ke SIA Fisip Unmul.
Portal SIA dibuka dan ditutup oleh pihak Universitas sesuai jadwal pengurusan KRS. Jika portal SIA ditutup oleh pihak Universitas karena sudah melewati batas waktu (deadline), mahasiswa tidak bisa lagi menginput data untuk pembuatan KRS sehingga mahasiswa ybs tidak memiliki KRS. Akibatnya adalah seperti disebutkan di atas (tidak bisa ujian dan tidak memperoleh nilai). Untuk itu, jangan mengabaikan jadwal pengurusan KRS yang ditentukan oleh pihak universitas atau jangan sampai terlambat mengurus KRS karena bisa berakibat fatal bagi kelancaran studi mahasiswa.
UPDATE: JULI 2020
Berdasarkan Surat Edaran Dekan No. 7755/UNI17.2/TU/2020, mulai Semester Ganjil 2020/2021 para dosen Fisip Unmul melakukan validasi KRS secara daring (online) di Portal SIA. Dengan kata lain, mulai Juli 2020 dan seterusnya pemberian persetujuan KRS oleh para dosen sudah tidak lagi dilakukan secara manual di kartu KRS, tapi langsung secara online di portal SIA. Ini tidak hanya memudahkan para mahasiswa, tapi juga para dosen. Konsultasi dengan dosen Pembimbing Akademik dalam pemilihan mata kuliah tetap bisa dilakukan oleh para mahasiswa.
Implikasinya adalah para mahasiswa tidak perlu lagi mencetak KRS (Kartu Rencana Studi) manual. Pencetakan KRS hanya perlu dilakukan untuk memenuhi persyaratan tertentu seperti pengurusan beasiswa, seminar dan ujian skripsi, dsb. Pencetakan KHS (Kartu Hasil Studi) juga tak perlu dilakukan, kecuali diperlukan untuk memenuhi persyaratan tertentu. Dalam pada itu, mahasiswa juga bisa meminta Transkrip Akademik (Sementara) ke Bagian Akademik Fisip Unmul bila diperlukan untuk pengurusan persyaratan tertentu.
